Med den här åtgärden kan du markera flera fakturor som betalda samtidigt, utan att ange inbetald summa eller transaktionsdatum. Den passar till exempel för att efterskänka en valutadifferens eller för att uppfylla betalningskravet när en tidigare intäkt inte utnyttjats genom kursregistrering.
Gör så här
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
Sök fram fakturorna att notera betalning för, till exempel genom att söka på deras referensnummer.
Markera de fakturor som ska markeras som helt betalda.
Klicka på Välj åtgärd → Beslut helt betald.
Bekräfta i dialogrutan som öppnas.
Fakturorna markeras som betalda. Det framgår inte exakt vilken summa som betalats eller något transaktionsdatum.
Med den här åtgärden noterar du stipendium för flera fakturor samtidigt. Du kan ange en viss summa eller en viss procentsats av fakturans totala studieavgift.
Gör så här
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
Sök fram fakturorna att notera stipendium för, till exempel genom att söka på:
Personnummer
Typ: Kurspaketering
Studieavgiftsperiod startar inom vald termin: aktuell termin
Markera de fakturor som ska noteras med stipendium.
Klicka på Välj åtgärd → Stipendium.
En bekräftelseruta visas. Om några fakturor inte kan masshanteras visas deras referensnummer i rutan ”Fakturor som inte kan väljas”. Fäll ut panelen och klicka på länkarna för att hantera stipendiet för dem separat.
Ange:
Typ av stipendium
Procentsats eller belopp för stipendiet
Eventuellt beslutsdatum
Klicka på Spara.
De markerade fakturorna får en notering om stipendiet. Stipendiebeloppet blir antingen den valda procentsatsen av fakturans studieavgift eller det valda beloppet.
Den här åtgärden används för utbildningar inom ett utbildningssamarbete, där studenten gör inbetalningar till ett annat lärosäte. Den exakta summan noteras inte.
Gör så här
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
Sök fram fakturor att notera betalning för, till exempel genom att söka på referensnummer. Sök även på inaktiverade fakturor, eftersom fakturorna automatiskt inaktiveras på de lärosäten som inte angetts som administrerande för utbildningssamarbetet.
Markera de fakturor som ska markeras som betalda via samarbete.
Klicka på Välj åtgärd → Betalning via samarbete.
Bekräfta i dialogrutan som öppnas.
Fakturorna markeras som betalda via samarbete. Det framgår inte inbetald summa eller transaktionsdatum.
Du kan notera återbetalning på en faktura, till exempel om en student har fått pengar tillbaka på grund av återbud, avbrott eller ett överskjutande belopp. Tänk på att efter årsbokslut och HST-underlaget för året är det inte lämpligt att återbetala en studieavgift.
När du noterar en återbetalning ändras inte fakturans status, och det hindrar inte studenten från att registrera sig. Du behöver därför själv ta ställning till om ytterligare åtgärder behövs, som att justera fakturans omfattning.
Gör så här
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
Sök fram fakturan du vill notera återbetalning för.
Klicka på länken för referensnumret.
Den valda fakturan visas. Klicka på Välj åtgärd → Återbetalning.
Notera återbetalt belopp och eventuell anteckning.
Klicka på Spara.
Noteringen om återbetalning sparas. Betalstatus på fakturan och fältet Belopp att betala ändras inte.
Justera fakturans omfattning vid behov
Justera fakturans omfattningom studenten inte ska kunna registrera sig på kurser. Detta kan vara viktigt för att förhindra framtida registrering, till exempel om det som orsakade återbetalningen plötsligt ändras. Lägst omfattning för fakturan är 1 hp.
Justera inte fakturans omfattning om studenten ska kunna registrera sig, till exempel vid återbetalning av ett överskjutande belopp.
Funktionen kan endast användas på lärosäten som valt att aktivera den.
Du kan notera uppskov med betalning om en student tillåts att registrera sig vid terminsstart, även om studieavgiften inte är betald ännu.
Fakturan får då betalningsstatus ”Uppskov med betalning” och Migrationsverket får information om att fakturan är betald. Hindret mot registrering för den aktuella terminen tas bort. Studenten får inte längre mejlaviseringar med påminnelse om sista betalningsdag, men inbetalningar kan fortsätta noteras på fakturan. När inbetalningarna täcker hela fakturans belopp ändras betalningsstatus till ”Helt betald”.
Statusen är inte avsedd att användas på den första fakturan i en kurspaketering eller för enstaka kurser.
Notera uppskov med betalning
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
Sök fram studentens faktura och klicka in på den.
Klicka på Välj åtgärd → Uppskov med betalning.
Ange Sista betalningsdag. Ange det datum studenten förväntas betala avgiften enligt sin betalningsplan.
Bekräfta.
Betalningsstatusen läggs in och studenten kan registreras.
För tydlighet och möjlighet att följa upp kan du även lägga till en anteckning om studentens avbetalningsplan. Klicka på Välj åtgärd → Skriv anteckning. Anteckningen visas inte för studenten.
Följ upp vilka studenter som inte följer avbetalningsplanen
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
Sök fram fakturor med status Uppskov med betalning, eventuellt även visst Sista betalningsdag.
I sökresultatet ser du vilka studenter som ännu inte har betalat och när deras sista betalningsdag är. Du kan också läsa eventuell anteckning om avbetalningsplan. Utifrån detta kan du identifiera vilka studenter som inte följer sin avbetalningsplan och hantera dem enligt lärosätets regelverk.
Du kan söka fram noteringar om återbetalningar på två sätt: via fakturavyn eller transaktionsvyn.
Sök återbetalning på faktura
Återbetald summa visas i sökvyn för fakturor, vilket ger dig en överblick över återbetalningar.
Till exempel kan du söka fram föregående eller pågående termins fakturor för att se information om en students studiedeltagande i relation till studieavgifter, tillsammans med uppgifter om eventuell återbetalning.
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Fakturor.
Sök fram fakturorna du vill se återbetalningar för. Till exempel fakturor för en viss student eller alla fakturor för en viss termin.
Klicka på Visa kolumner → Återbetald summa → Ok.
I sökresultatet visas nu återbetald summa för de framsökta fakturorna.
I kolumnen Mer information kan se information om studentens studiedeltagande som kan påverka studentens studieavgiftsbetalning, till exempel tillfällesbyte, spärr eller avbrott.
Sök transaktioner gällande återbetalning
Gå till Studiedokumentation → Avancerat → Studieavgiftshantering → Transaktioner.
Avgränsa sökningen på:
Transaktionstyp: Återbetalning
eventuellt datum för transaktion/beslut
eventuell organisationsenhet
Klicka på Sök.
I sökresultatet visas alla transaktioner som noterats i Ladok och en summering av total summa för transaktionerna. Du får även en länk till fakturan och studenten det gäller.
Du kan välja vilka kolumner som visas i sökresultatet med Visa kolumner.
Om studenten lämnar återbud eller gör tidigt avbrott på kurser inom ett pågående program kan lärosätet välja att återbetala studenten. Hantera i så fall fakturan enligt rekommendationen på den här sidan.
Om lärosätet istället erbjuder studenten att lägga till andra kurser inom programmet behöver ingen åtgärd göras på fakturan. Studenten kan registrera sig på kurser som ryms inom fakturans omfattning.
Rekommendation för hur fakturan ska hanteras
Lägg in återbetald summa
Justera fakturans omfattning så den speglar den omfattning som studenten har betalt för.
Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura.
När en spärr läggs in på ett program kommer nya kurser inte längre läggas in automatiskt från programmets struktur. Det är dock inte en spärr mot att nya kurser läggs in manuellt.
Om lärosätet gör en återbetalning på grund av spärr på program, följ rekommendationen nedan för att förhindra studenten från att registrera sig på kurser som läggs in manuellt.
Rekommendation för hur fakturan ska hanteras
Lägg in återbetald summa
Justera fakturans omfattning så den motsvarar den omfattning studenten får registrera sig på. Om studenten inte får registrera sig inom perioden: lägg in värde 1 (omfattning kan inte sättas till 0)
Observera! Ta inte bort status på fakturan eller noteringen om betalning. I så fall kommer studenten få en påminnelseavisering om ej betald faktura.
För att ge en bra upplevelse använder vi teknik som cookies för att lagra och/eller komma åt enhetsinformation. När du samtycker till dessa tekniker kan vi behandla data som surfbeteende eller unika ID:n på denna webbplats. Om du inte samtycker eller om du återkallar ditt samtycke kan detta påverka vissa funktioner negativt.
Funktionella
Alltid aktiv
Dessa cookies är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera och kan inte stängas av. De används vanligtvis bara när du använder en funktion på webbplatsen som behöver ett svar, exempelvis när du ställer in cookies. loggar in eller fyller i ett formulär.
Alternativ
Den tekniska lagringen eller åtkomsten är nödvändig för det legitima syftet att lagra inställningar som inte efterfrågas av abonnenten eller användaren.
Statistik
Den tekniska lagringen eller åtkomsten som används uteslutande för statistiska ändamål.Dessa cookies används uteslutande för anonyma statistiska ändamål.
Marknadsföring
Den tekniska lagringen eller åtkomsten krävs för att skapa användarprofiler för att skicka reklam, eller för att spåra användaren på en webbplats eller över flera webbplatser för liknande marknadsföringsändamål.
