Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Här kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under tredje kvartalet 2023.

Se inspelningen här:
https://play.ladok.se/media/0_7oj1r0lw

Eller en kortare version:
https://play.ladok.se/media/0_x49rss4z

Ladda ner power point presentationen

Den 1 juni stängde Stockholms universitet sin nuvarande utbildningsdatabas och släppte in användarna i Ladok. Det innebär också att målet med projektet Gemensamt stöd för utbildningsplanering uppnåtts, en stor milstolpe!

Ladokkonsortiets vidareutveckling av utbildningsplanering

Samtidigt med Stockholms universitet gick även Högskolan i Gävle igång och totalt använder nu åtta lärosäten Ladok fullt ut för utbildningsplanering.

Vidareutveckling av lösningen pågår för fullt och i början av hösten planerar Ladokkonsortiet en tematräff då vi berättar mer om kommande utveckling. Flera av er väntar på svar om det kommer stöd för att hantera personkopplingar. Vi har utrett frågan och under hösten kommer vi att bygga stöd för att lägga in personkopplingar på program och kurs för att visa upp informationen på webben, samt föra den vidare till andra stödsystem, som tex Canvas. Det kommer finnas tre nationella roller: examinator, utbildningsansvarig och utbildningsadministratör. Lärosätena kommer dessutom kunna lägga upp egna lokala roller som kan visas på webben.

Stockholms universitets övergång

Så här skriver Stockholms universitet själva om övergången: Det har varit ett spännande och intensivt arbete med att ersätta vår egenbyggda utbildningsdatabas och gå in i Ladoks lösning. Vi har ständigt jobbat mot rörligt mål där funktioner vi från början trott skulle behöva hanteras utanför Ladok har hunnits med att utvecklas i Ladok. Till exempel möjlighet att med hjälp av lokala attribut styra vilka utbildningar och tillfällen som ska visas i webbkatalogen samt märka utbildningar med ämnen för kategorisering i webbkatalogen.

Samtliga processtyper inom utbildningsplanering används vid SU och i skrivande stund har 449 processer av olika slag startats upp av våra användare sedan vi slog på funktionaliteten i Ladok. Vi har arbetat mycket med våra utbildningsmallar och processkonfigurationerna samt lagt ned mycket tid på att testa igenom alla processer för att det skulle fungera så bra som möjligt från start.

Nu återstår att bygga stöd för visning på webben av planer och litteraturlistor som skapats i Ladok. För att minimera onödig administration bygger vi även automatiseringar utanför Ladok som berikar tillfällen med information så som: tillfälleskod, webbadress och studieavgifter. Vi kommer även att hantera de planer och litteraturlistor som skapats i vår egenbyggda utbildningsdatabas.

Trevlig sommar!

Nu finns revisionsberättelse och protokoll från årets ladokstämma den 25 maj publicerade här på Ladok.se.

Under våren har en ny hantering av studieavgifter införts i Ladok. Det innebär exempelvis att fakturor kan skickas direkt från Ladok, mycket kan masshanteras och att studenterna kan se information om studieavgifter i Ladok för studenter.

Funktionaliteten har varit efterlängtad, så här säger Anette Pettersson (Lokal kontaktperson, Högskolan i Skövde): ”De personer på högskolan som är involverade i studieavgiftshanteringen har länge sett fram mot att kunna börja använda den nya funktionaliteten i Ladok, därför var alla positiva och ivriga att få börja använda funktionaliteten så snabbt som möjligt.”

I höstens första antagningsomgångar (de internationella antagningsomgångarna, IKHT23 och MASTERHT23, samt vidareutbildning för yrkesverksamma, VIFYHT23) har 19 lärosäten börjat använda den nya studieavgiftshanteringen. Vissa använder det på hela sitt utbud medan andra använder det på några få utbildningstillfällen.

Mälardalens universitet är ett av de lärosäten som använder den nya hanteringen på hela sitt utbud. ”Det har gått alldeles lysande, vår handläggare är lyrisk! Funktionerna fungerar strålande, men det finns utvecklingspotential med små småjusteringar.”, så svarar Camilla Gustafsson (Lokal kontaktperson, Mälardalens universitet) på frågan hur deras införande har gått.

Inför höstterminen har strax över 7 300 fakturor skickats ut från Ladok, med ett totalt belopp av 440 miljoner kronor. Blickar man framåt i tiden på alla fakturor som skapats för de antagna programstudenterna så är det totalt 38 000 fakturor som väntar på att skickas ut de kommande terminerna, till ett värde av 2,3 miljarder kronor.

Samarbete – en nyckel till framgång

Gemensamt för både Mdu och HS är att de tidigt involverat personer från olika avdelningar och att de har förändrat arbetsfördelningen.

”Alla inblandade har varit med i processen från början. Vi har samarbetat kring framtagning av processen och tillsammans kommit fram till vilken funktion som ska ta ansvar för de olika delarna. Fördelningen som vi kom fram till är att ekonomiavdelning tar hand om allt som har med inbetalningar att göra medans antagningen aktiverar utbildningstillfällen samt skickar fakturor.” säger Anette Pettersson (HS). Hon förklarar att: ”Vår ekonomiavdelning är med i processen på ett nytt sätt då de numera är inne i Ladok och arbetar med hanteringen. De ser stora fördelar med att få möjlighet att arbeta i samma system och se samma information som antagningen. Alla inblandade ser administrationsvinster då vi har kunnat ta bort flera steg i administrationen och därmed effektiviserat processen. Exempelvis har manuella utskick av fakturor och bekräftelser på betalning kunnat tagits bort. Hos oss lägger ekonomiavdelningen in betalningar i Ladok vilket gör att det blir kortare ledtid för exempelvis bekräftelse på betalning. En stor del av informationen som har skickats mellan avdelningarna behöver inte längre skickas.”

Även ekonomerna på Mdu arbetar nu direkt i Ladok: ”Införandet vid Mdu har förändrat arbetsprocesserna mellan antagningen och ekonomisektionen. Nu är det våra ekonomihandläggare som lägger in betalningarna i Ladok, tidigare har studieavgiftshandläggaren lagt in betalningarna.” säger Camilla Gustafsson.

Samarbete var också ett ledord under deras testning av den nya hanteringen. För att se till så att allt fungerade som det skulle lade de upp sig själva som studieavgiftsskyldiga studenter och testade sedan olika fall tillsammans. På så sätt kunde de både testa funktionaliteten i Ladok och de interna processerna.

Nytt även för studenterna

En stor nyhet i den nya hanteringen är att studenterna kan se sina fakturor och betalningsbekräftelser direkt i Ladok.

”Ur studentperspektiv ser vi också en stor förbättring då de får översikt över sina fakturor och betalningar, vilket också gynnar och minskar vår administration. Än så länge har det varit lugnt, studenterna verkar ha förstått hur de ska göra. Någon enstaka har hört av sig angående om betalning har kommit in, men inte mer än normalt snarare mindre.” säger Anette Pettersson (HS).

Eftersom den nya studieavgiftshanteringen bara kan användas för studenter som antas från och med HT23 så kommer studenterna antagna innan dess att fortsatt få information om deras studieavgifter utanför Ladok.

Det har man märkt av på Mdu, så här beskriver Camilla Gustafsson det: ”Första gången ser vi som ett lärande. Inför framtiden får vi titta över och se om vi behöver förändra och förtydliga för studenter. Eftersom vi har två studentgrupper, nya och gamla hanteringen, så har vi fått många frågor rörande var de hittar sina fakturor och betalningsbekräftelser.”.

Tjuvkik på första utskicket

För att få se hur funktionaliteten i Ladok står sig i verkligheten ville teamet som utvecklat den nya studieavgiftshanteringen vara med och tjuvkika på lärosätenas första hantering i skarpt läge.  Några av lärosätena som skulle börja använda den nya studieavgiftshanteringen fick därför frågan om att låta delar av teamet vara med när det första utskicket gjordes och när de första betalningarna lades in.

Så här säger Moa Trygg (användbarhetsexpert, Ladokkonsortiet) som var en av de som deltog: ”Jag skulle säga att överlag gick det väldigt bra och lärosätena var väldigt glada över både funktionaliteten och att vi var med när fakturorna skickades ut. Då kunde de ställa frågor direkt till oss.”.

Förutom att stötta upp och svara på frågor kunde teamet också få in feedback på funktionaliteten. Moa Trygg berättar: ”Lärosätena uppskattade framförallt att kunna masshantera fakturorna, istället för att hantera dem en och en som tidigare. Vi fick också positiva reaktioner på lite mer specifika funktioner, som att kunna söka fram flera referensnummer vid betalning och att det går att söka på anmälningsnummer (några studenter anger detta som referens till deras betalning istället för referensnummer). Något vi tog med oss var behovet av en funktion för att masshantera ändring av sista betalningsdag.”.

Mer information

Läs mer om den nya studieavgiftshanteringen: https://ladokkonsortiet.se/aktuellt/studieavgifter 

Nu lanserar vi nya informationssidor på Ladok.se om Ladokkonsortiets större arbetsområden. För närvarande är det fyra områden som berörs:

• Digital examen
• Individuella studieplaner
• Studieavgifter
• Utbildningsplanering

Varje område har en egen sida där det ges en översikt över områdets innehåll, omfattning och tidsplan. Tanken med sidorna är att ge lärosäten, användare och andra intresserade en inblick i vad konsortiet arbetar med innan det finns tillgängligt i systemet. Sidorna kommer därför att vara på en mycket övergripande nivå och kommer att uppdateras efter hand som ny information tillkommer. Förhoppningen är att de nya sidorna ska kunna fungera som en utgångsplats när någon vill veta mer om den funktionalitet som utvecklas. Från samlingssidan kan man sedan klicka sig vidare till andra platser där det finns mer information.

Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Här kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under andra kvartalet 2023.

Se inspelningen här:
https://play.ladok.se/media/0_5mz0ds4t

Eller en kortare version:
https://play.ladok.se/media/0_5mz0ds4t

Glädjande nyheter, nu har Stockholms universitet lanserat etapp 1 av gemensamt stöd för utbildningsplanering från Ladok. Lanseringen var mycket lyckad och allt har fungerat smärtfritt. Det innebär att Stockholms universitet har ändrat hur informationsflödet av utbildningsinformation fungerar.

I detta första steg fortsätter användare att arbeta i det egenbyggda verktyget SISU. Men de system som tidigare hämtade information från SISU hämtar informationen från den nybyggda applikationen Albatross. Albatross hämtar i sin tur sin information från SISU, Ladok och NyA.

Motiveringen att göra denna tekniska lansering i bakgrunden är för att minimera påverkan för användaren samtidigt som tidsperioden för att testa det nya flödet förlängs. Det ger lärosätet en betydligt längre period där det är möjligt att säkra att allt från tekniken i bakgrunden till användarvänlighet kan optimeras.

I början av juni planeras skiftet där användare kommer att börja använda Ladok för utbildningsplanering. Vissa funktioner som inte stöds av Ladok behöver utföras i Albatross, det stödet byggs under våren. När informationen om nya utbildningar för vårterminen 2024 publiceras kommer det att göras från Ladok och Albatross.

Avveckling av SISU planeras från vårterminen 2024.

Ladokkonsortiet arbetar med olika former av användarstudier för att förstå användaren och dess behov. Det är en viktig hörnsten i arbetet som görs när ny funktionalitet utvecklas. Det är också en chans för användaren att påverka hur Ladok ser ut och fungerar. Dessutom så berättar många användare att de lär sig mer om befintliga funktioner i Ladok genom användarstudierna.

En användarstudie kan se ut på olika sätt beroende på vad utvecklingsteamet behöver få reda på. Behöver vi förstå hur man arbetar idag och vilka problem en användare stöter på kan en öppen intervju vara en bra form, medan ett användningstest där användaren får utföra uppgifter i en prototyp kan vara passande när man kommit längre i arbetet och vill testa sina idéer. Det vanligaste är att studien görs i ett digitalt möte, vilket gör det enkelt att träffa användare från olika delar av landet. Vi skickar även ut enkäter för att få en övergripande uppfattning av hur många användare ställer sig i specifika frågor. Inbjudan till användarstudier skickas till lärosätets lokala kontaktpersoner på de lärosäten som vi vill göra användarstudier hos, de sprider i sin tur inbjudan till personer vars arbetsuppgifter är relevanta för studien. 

191 användarstudier 2022

Förra året genomförde Ladokkonsortiet totalt 191 användarsessioner. Av dessa var 146 användningstester där användaren fick lösa uppgifter i en prototyp eller i Ladok. 45 var intervjuer med användare. Genom dessa kvalitativa studier har vi fått en djupare förståelse för Ladoks användare. För att bekräfta slutsatserna från dessa studier på ett mer kvantitativt sätt skickade vi även ut 6 enkäter, där fler användare fick en chans att medverka.

Anders Stenebo, användbarhetsexpert, berättar: ”Vi är fler användbarhetsexperter som arbetar med användningstester och -intervjuer nu. Vi har mer än fördubblat antalet personer som jobbar med det, bara under de två senaste åren. I och med det så har antalet användarkontakter ökat markant jämfört med för bara några år sedan.”

Vad kan vi förvänta oss 2023?

Arbetet med användarstudier fortsätter under det kommande året. 

Anders Stenebo, användbarhetsexpert, säger så här om 2023: ”Jag tror att 2022 var ett speciellt år eftersom Ladok arbetade med nyutveckling av stöd för studieavgifter, utbildningsplanering och individuell studieplan för doktorander. Det är stora utvecklingsområden där vi haft behov av att träffa användare för att lära oss mer om deras behov och förväntningar. Jag tror inte vi kommer att intervjua lika många under 2023. Däremot kommer vi att följa upp det vi levererar under året, så att vi kan förbättra användbarheten ytterligare. Förmodligen kommer användarkontakten vara på samma nivå, kanske lite högre 2023.”

Under året är det också möjligt att vi får ett nytt sätt att få in återkoppling om Ladok. Just nu testas på ett ett nytt sätt skapa aktivitetstillfällen på ett antal lärosäten, i det testet ingår också en ny funktion för att ge återkoppling direkt i systemet. Användaren kan då betygssätta och skriva en kommentar direkt på sidan man arbetar på i Ladok. På så sätt kan de snabbt och enkelt ge återkoppling till oss. Om vi kommer ser mer av funktionen under 2023 återstår att se, den testas och utvärderas fortfarande.

Poddavsnitt om användarstudier

Är du nyfiken på hur arbetet med användarstudier går till? Då finns två avsnitt av Ladokpodden som du kan lyssna på:

• I avsnitt 7 beskriver Anna Nylander, användbarhetsexpert, hur kontakten med användarna ser ut och vad vi använder studierna till.
• I avsnitt 8 berättar Anna Nylander mer konkret om hur användarstudierna gick till under utvecklingen av aktivitetstillfällen.

Länk till Ladokpodden

Inom Ladokkonsortiet arbetar vi agilt och har en gemensam prioritering av pågående utvecklingsarbete i form av en produktplan. Produktplanen uppdateras varje kvartal, eller tätare om behov finns. Här kan ni höra Magnus Mörck, strategisk produktägare för Ladok, berätta om prioriteringen av arbetet med att utveckla Ladok under första kvartalet 2023.

Se inspelningen här:
https://play.konstfack.se/media/PBL%2023Q1_externpresentation/0_hx5bnogx

Eller en kortare version:
https://play.konstfack.se/media/PBL%2023Q1_snabbpresentation/0_5gxv9gdb